所属機関の方が、特定技能外国人の選考を終了し、内定後の基本的流れと時間軸の説明をします。当社では内定から申請までは、最もスムーズに行けば３～４週間と考えており、その流れについてお話します。
特定技能外国人の多くは海外から呼び寄せになる事もあり、申請を含め、内定から入社までの時間が非常に長くなります。申請については入管にいくら進捗を聞いても早くなるわけでありません。自社で早くできるところ、申請書類の準備であったりのところで、円滑に進めると少しでも短縮可能です。
在留資格認定申請書類の進め方
申請書類は多くて難しく感じますが、出入国在留管理庁（以下「入管」）がひな形および記載の仕方などすべて用意してくれていますので、その通り集めればよいです。
そして、全部の書類を一斉に作成を始める必要がないので、順番だけ間違わないようにするだけでかなり効率よくなります。
上記３ページから、必要な書類のひな形（参考様式）がダウンロードできます。そして書類は、下記の３つに分ける事ができます。
- 現地で用意の書類（サインする含む）
- 外部発行の書類
- 作成する書類（所属機関・登録支援機関それぞれ）
これらの書類で優先する物から進めることで無駄な待ちを減らせます。特に１番目は郵送の手間・時間を考え、最初に進める書類になります。
契約書関係の書類作成
まずは、雇用契約書（参考様式１－５）・条件書（参考様式１－６）を作ります、会社の印と内定者のサインが必要なのでやり取りを考え最初に行います。（入管はコピーだけ必要です。社内規定等を鑑み電子化（スキャン保存等）も選択肢です。）
また、雇用条件書は、”誰か”を雇うと決めているなら内定前から名前以外はすべて埋める事も可能ですので、内定したら名前を入れるだけにすると非常に早いです。
なお、外国人が分かる言語で作成が必要ですので、入管が９か国の言語には翻訳済みの参考様式（ひな形）を利用します。契約書なので、文の翻訳にGoogle翻訳等の機械翻訳は避けるのが無難です。
機械翻訳は日進月歩で進化中ですが、多くの翻訳は、英語を中心にしています。日本語⇔英語翻訳、ミャンマー語⇔英語翻訳となっており、日本語をミャンマー語へ翻訳だと、日本語⇔英語⇔ミャンマー語などと、内部で動いています。
しかし、日本語英語翻訳の精度でも、まだまだ完ぺきとは言えません。その状態で（さらにマイナーな）他言語を日本語へとすると、２回の翻訳もあり精度がかなり落ち、場合によってはチンプンカンプンになります。注意が必要です。
内定者が決まったことで、登録支援機関と所属企業との支援委託契約書（参考様式５－１０）を締結も進める必要があります。委託方法の取り決めは事前にしているはずですが、「全部委託」・「一部委託」と「委託しない」では、申請書類内容が変わるので、ここがデッドラインです。
健康診断受診の指示
入管の申請書類の１つに健康診断個人票（参考様式１－３）として健康診断結果が含まれています。慣れた多くの病院では受診し１日程度で結果をだしてくれますが、ひどいところだと２週間待ちもあります。受診結果も他の書類と併せて現地から郵送してもらうこと考えると、内定者にはすぐにでも行ってもらうのが良いです。
国際郵便については、各国の郵便局が連携したEMSや、大手航空便のDHL/FedExなどを利用します。国によって郵送の時間は全く違います。例えば、バンコクから日本の各大都市だと、契約次第で前日夜発で翌日には着きますが、ミャンマーやネパールなど多くの地域から、通常１週間程度はみたほうが良いです。
なお、６か月以内の受診結果となっているので、申請をゆっくりする場合は、逆算したタイミングで指示します。
事前ガイダンスの準備と実施
事前ガイダンスで提供する情報には、労働条件など特定技能雇用契約の締結前にあらかじめ外国人本人が把握することが望ましい情報が含まれていることから、事前ガイダンスの実施は特定技能雇用契約の締結時以前に行うことが望まれます。
参照：１号特定技能外国人支援に関する運用要領（930004553.pdf (moj.go.jp)）より
事前ガイダンスの確認書（参考様式５－９号）の内容には、徴収費用の説明書（参考様式１－１６）や１号特定技能外国人支援計画書（参考様式１－１７）に関係することもあるので、事前ガイダンス前に作成し併せて説明しサインをしてもらうとスムーズです。この３つの書類には、内定者から自筆サインが必要で、かつ後者２つはサイン入り原本を申請時提出が必要となっています。
内定者の人数が多い場合や、散り散りに住んでいるときは、１－１６や１－１７向けの補助用紙を使うと逆にサイン集めに時間がかかるので別々に作る様にしています。
現地から書類の発送依頼
ここまでで、下記の「現地で用意の書類」が準備できたら、郵送を現地に依頼します。外国人本人が郵送する場合は、動画や写真を送ってもらい、目視でサインの位置も含め漏れがないか確認します。
- 参考様式１－５：雇用契約書
- 参考様式１－６：雇用条件書
- 参考様式１－１６：徴収費用の説明書
- 参考様式１－１７：１号特定技能外国人支援計画書
- 参考様式１－３：健康診断個人票
- 参考様式５－９（または１－７）：事前ガイダンスの確認書
その他に、申請に必要な物として、パスポートのコピー・本人の写真・各試験の合格書コピーも必要でが、これらはデータをメール送付で良いので、時間の余裕はあります。
入管申請書類用の証明写真を現地に頼むとダメな事が時々あります。影があったりボケてたりと・・・。郵便で送ってもらってダメな時は本当にがっくりします。そこでおすすめがデータで送ってもらう事です。サイズはこちらで合わせられて、確認をしてから印刷が可能です。印刷は、スマホへ写真を入れて、コンビニのコピー機で簡単にできます。
参考：提出写真の規格 | 出入国在留管理庁 (moj.go.jp)
各種必要書類の作成と取得
上記の事前ガイダンスに必要な書類を優先しつつも、その他の必要書類をそれぞれ担当する機関で順次作成したり、役場に行って集めます。
（弁護士や行政書士法人以外の）登録支援機関が、所属機関の書類の代筆はできませんが、実際のところ、会社情報を埋める箇所も多く、所属機関の内部情報もあるので、所属機関の人が作るのが確実で一番早いです。
役場で必要な書類の取得では、労働保険料等納付証明書が１週間程度かかりますが、他はその場で発行してくれることが多いです。なお、現地からの郵便発送が確認出来たら、役場回りをするのが丁度タイミング的に良いぐらいです。
在留資格認定書の申請へ
すべての書類がそろったら、全部コピーをして控えを事務所に置いておき、各所属機関の管轄の入管へ申請します。申請時にもらった「申請受付表」は大切に保管します。
申請は２か月かかると言われています。２か月は待ちましょ。
😑
外国人からまだですか？と聞かれても、まだですと言って、待ちます。
🤫
上司に聞かれても、まだですと言って、待ちます
🥱
😪
待ちます・・・
